Ferramenta de Gestão – Folhas de Verificação

As Folhas de Verificação são uma ferramenta de gestão aplicada para coleta de dados de forma rápida, sistemática, organizada e eficaz, de fácil interpretação, que podem ser utilizadas em diferentes tipos de dados, propósitos e áreas de desempenho, assim como podem ser elaboradas em diversos formatos (tabelas, figuras, diagramas, etc.).
 
Os propósitos para a aplicação de Folhas de Verificação são variados e possuem como característica a coleta de dados à medida que os eventos analisados ocorrem mas nada impede sua aplicação para monitorar e controlar eventos passados (dados históricos). Os propósitos principais de avaliação são:
 
- Desempenho do processo;
- Itens com defeito;
- Localização do defeito;
- Conformidade do processo/atividade, e;
- identificação da relação causa-efeito.
 
Elaborar uma Folha de Verificação é relativamente fácil quando o propósito está claramente definido e as informações a serem coletadas são conhecidas, porém, é necessário assegurar que as pessoas responsáveis estejam devidamente conscientizadas e engajadas na importância da confiabilidade dos dados coletados e, quando suportadas por sistemas informatizados é necessário assegurar que a informação inserida corresponda aos critérios pré-definidos. “Entra lixo, sai lixo” ainda é uma verdade.
 
A elaboração de uma Folha de Verificação pode ser conduzida, inicialmente, com a aplicação da ferramenta 5W 1H para se determinar:
 
Por que a folha de verificação?                                   Propósito/Objetivo
O que precisa ser avaliado?                                          Dados requeridos
Onde serão coletados?                                                    Planta/Máquina/Local
Quem irá coletar os dados?                                          Gerente/Supervisor/Operador/Analista
Quando as informações serão coletadas?           Período/Turno/Continuamente/A cada hora
Como os dados serão coletados?                              Instrumentos/Manualmente    
 
Em seguida definimos o modelo de registro a ser aplicado e formatamos seu cabeçalho com as informações relacionadas ao gerenciamento de sua aplicação. Exemplo:

Concluímos a Folha de Verificação formatando como as informações a serem coletadas (dados) serão apresentadas no registro. Exemplos:

A coleta dos dados deve ocorrer durante um período suficiente para assegurar que representem resultados “típicos” de um ciclo “típico” da organização pois pode haver diferenças importantes dentro de uma população que devem ser demonstrados através da amostragem individual de cada subgrupo mediante estratificação.
Elaborada a Folha de Verificação é aconselhável realizar testes para sua validação e aprovação, assim como treinamento dos responsáveis.
 
Como em quaisquer métodos de análise de dados a quantidade definida para a amostragem e periodicidade a ser aplicada deve assegurar que os resultados e possíveis tendências obtidas sejam confiáveis para que a tomada de decisões alcance adequadamente os benefícios desejados.