Ferramenta de Gestão – Fluxogramas

O fluxograma é uma ferramenta de gestão aplicada para a diagramação de um fluxo de processo, ou seja, é uma representação gráfica do processo, de fácil construção, visualização e entendimento, que permite a realização de diversas análises do processo atual (situação As Is), assim como, uma avaliação de mudanças que poderão ser implementadas para sua melhoria (situação To Be).
 
Sua aplicação atende a todos ​os tipos de processos e sua hierarquização, podendo ser construído de forma simplificada – diagrama do processo – e evoluir para um mapa do processo e um modelo do processo conforme informações são capturadas para permitir uma maior precisão e detalhamento dos seus elementos e, neste caso, a aplicação da modelagem de processo BPM é aconselhável.

Esclarecendo, segundo o BPM CBok 3.0:
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• ​Diagrama é uma representação básica dos principais elementos de um fluxo de processo focado em identificar e entender suas principais etapas e atividades, sem representação de exceções ou falhas conhecidas;
• Mapa é uma evolução do diagrama onde ocorre uma representação mais abrangente do fluxo de processo focando os relacionamentos importantes com outros elementos tais como: atores, eventos, regras e resultados.
• Modelo é uma representação de um determinado estado do negocio (atual ou futuro) e dos respectivos recursos envolvidos tais como: pessoas, informação, instalação, automação, finanças e insumos.

Na elaboração de um fluxograma a equipe responsável deve ser conduzida por um profissional experiente, que conheça o processo em análise e a representação gráfica básica para fluxogramas, e que todos os participantes entendam o conceito de processo e seus benefícios.

Ao proceder à análise de um determinado processo é fundamental que o responsável assegure que a equipe represente o que realmente está acontecendo (As Is) e não “caia na tentação” de representar aquilo que gostariam que estivesse acontecendo, para assegurar que os resultados desejados da análise sejam alcançados. Nos casos de análise de mudanças para melhoria (To Be) um segundo fluxograma deverá ser elaborado para representar o “estado da arte” esperado para o processo.

O processo de elaboração de um fluxograma pode ser realizado conforme as seguintes etapas:

Ressaltamos que, ao identificar uma dúvida a etapa pertinente deve ser registrada no fluxograma e o trabalho deve ser continuado até a finalização do fluxograma, ao final, se as dúvidas ainda persistirem, a questão deve ser discutida até se encontrar uma solução definitiva.
 
Os seguintes objetivos podem ser definidos para a decisão de elaborar um fluxograma:
 

1. Comunicação e treinamento;
2. Documentação e conformidade do processo;
3. Entendimento do processo e suas interfaces internas e externas (ao processo);
4. Análise do desempenho do processo, se esta sendo conduzido de forma eficiente e lógica;
5. Solução de problemas tais como falhas e exceções, redundâncias, etapas desnecessárias, etc., e;
6. Melhoria do processo.