Mapeando os Processos Organizacionais - Parte 2

Independente da sua natureza, tipo, tamanho ou complexidade, todas as organizações são constituídas por processos que visam atender, com maior ou menor eficiência e eficácia, seus objetivos estratégicos para que assegurem seu desenvolvimento sustentável. Na primeira parte deste artigo apresentamos o conceito, os tipos e a hierarquia dos processos.
 
O mapeamento dos processos nas organizações implica na identificação das diversas dimensões desses processos: fluxo (volume por unidade de tempo), seqüência das atividades, esperas e duração do ciclo, dados e informações, pessoas envolvidas, relações e dependências entre as partes comprometidas no funcionamento do processo.
 
Todas essas dimensões devem ser analisadas sob a ótica da agregação de valor aos Clientes, e tipos de Clientes, da organização afinal os processos começam e terminam nos Clientes. Sem conhecer as necessidades e expectativas dos Clientes os processos da organização podem não atender aos objetivos estratégicos desejados, comprometendo a sua sobrevivência.

​“A essência da gestão por processo é a coordenação das atividades realizadas na empresa, em particular aquelas executadas por diversas equipes de diversas áreas.”
(José Ernesto Lima Gonçalves)

Processos ocorrem de forma repetitiva a cada vez que é acionado, sendo contabilizado quando iniciado e em cada instância determinada para sua execução e em todos os processos subsequentes até a entrega do produto e serviço ao Cliente.
 
Em resumo, um processo para ser caraterizado como tal precisa conter:
 

• Início e fim bem definidos;
• Objetivo a ser alcançado, incluindo os objetivos de cada atividade;
• Quem será o Cliente do produto e/ou serviço resultante;
• Como e quando uma atividade deve ser executada;
• Responsáveis pela execução de cada atividade;
• Identificação dos recursos necessários para sua execução;
• Valor agregado ao Cliente final, quando houver;
• Documentação na extensão necessária;
• Ser mensurável (Indicador de desempenho/Indicador de capacidade);
• Identificação dos controles ao longo de sua execução e/ou ao seu final; e
• Resultado esperado.

 
Definir adequadamente qual o tipo, nível e os limites do processo que será mapeado (As It) ou melhorado (To Be) é imprescindível para a definição da melhor abordagem para a análise e auxiliar no próprio entendimento do processo para que atenda os objetivos e resultados desejados.
 
Considerando que os macroprocessos, em geral, definem o modelo de negócio da organização e são fundamentais para a implantação das estratégias com agilidade e eficácia, é de se esperar que tais processos estejam mapeados, com métricas definidas e entendidos adequadamente pelas pessoas da organização, em particular, a Alta Direção.

O propósito do mapeamento do processo é identificar o que, onde, quando, porque, como e por quem as atividades (trabalho) são realizadas, estruturada da maneira mais eficaz e eficiente possível, considerando as necessidades dos usuários.
 
O mapeamento do processo basicamente se inicia na elaboração de um diagrama do processo que poderá evoluir para um mapa do processo e até mesmo para um modelo do processo conforme informações são agregadas para permitir uma maior precisão e detalhamento dos seus relacionamentos (eventos, atores, resultados).

Os benefícios obtidos pelo mapeamento dos processos incluem:
 

• Integração e alinhamento dos processos para permitir a obtenção dos resultados desejados;
• Capacidade de concentrar esforços na eficácia e eficiência do processo;
• Confiança nos clientes e em outras partes interessadas sobre o desempenho consistente da organização;
• Transparência das operações dentro da organização;
• Custos mais baixos e criação de tempos de ciclo mais curtos, através do uso efetivo dos recursos;
• Resultados aprimorados, consistentes e previsíveis;
• Identificação de oportunidades para iniciativas de melhoria focadas e priorizadas; e
• Incentivo ao envolvimento das pessoas e esclarecimento de suas responsabilidades.

 
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