Ferramenta de Gestão – Plano de Ação 5W2H

Denominamos Plano de Ação ao resultado de um planejamento que seja capaz de orientar diversas ações que precisam ser executadas para se alcançar um determinado objetivo, neste aspecto, a ferramenta 5W2H se apresenta bastante versátil e útil para representar diversas demandas.
 
A ferramenta 5W2H é uma lista de verificação administrativa para gestão de tempo desenvolvida pela indústria automotiva japonesa para organizar e guiar a execução de ações pelas organizações para atender a um objetivo específico, podendo ser aplicada nas diversas áreas da organização e em diversos contextos.
 
A denominação 5W2H se refere às iniciais, em inglês, de 7 (sete) questões que  precisam ser respondidas assertivamente para esclarecer questionamentos, sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões, tornando mais fácil compreender fatos e dados, melhorando o aproveitamento de informações com respostas que ajudam a esclarecer cenários e sistematizar ideias.

What (O que)
Definição do que se pretende realizar, ou seja, definir e descrever o que será feito de fato.
 
Why (Porque)
Definição da justificativa para ação e identificação do resultado esperado.
 
Where (Onde)
Definição do local físioc, área ou departamento onde as ações serão executadas.
 
When (Quando)
Definição dos prazos parciais para as ações assegurando que no prazo final o(s) benefício(s) esperado(s) se torne(m) efetivo(s) e os recursos envolvidos não sejam desperdiçados.
 
Who (Quem)
Definição das pessoas envolvidas em cada ação, preferencialmente de forma individualizada.
 
How (Como)
Definição do método de execução para alcançar o resultado planejado.
 
How much (Quanto)
Definir o esforço financeiro necessário assegurando que os recursos estarão disponíveis. 
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Existem variações da ferramenta 5W2H: o 5W1H e o 5W3H. O 5W1H é utilizado quando não há necessidade de se saber quanto custa (How much) a tarefa / etapa a ser executada e o 5W3H é utilizado quando necessitamos informar um aspecto quantitativo para o resultado da tarefa / etapa, ou seja, “How many” – Quantos precisarão ser obtidos?
 
Por ser uma ferramenta simples, prática e eficiente que pode ser aplicada em diversos contextos organizacionais, entre eles, no planejamento estratégico, na execução de um projeto, na definição de um processo e em diversas outras situações que necessitem da elaboração de um plano de ação.
 
A elaboração de um plano de ação pode ser realizada por uma pessoa ou um grupo de pessoas e as questões devem ser respondidas sempre tendo foco no objetivo a ser atendido. É aconselhável apresentar o plano de ação a outra(s) pessoa(s) não envolvida(s) diretamente na sua elaboração para validação.

Exemplo de um plano de ação 5W2H com apenas uma ação:

• ​O quê?                  Obtenha 5 cotações diferentes para aquisição de 10 novos computadores.
• Por quê?               Os computadores em uso estão no fim de sua vida útil, lentos e obsoletos.
• Onde?                   Departamento de vendas.
• Quando?              Até o final do mês.
• Quem?                  Juca Chaves.
• Como?                  Pesquisar na internet e depois ligar para negociar pessoalmente.
• Quanto?               No máximo 5% do orçamento anual de TI.

 
Vantagens do plano de ação 5W2H:

• Fácil flexibilidade, se adapta em qualquer tipo de projeto;
• Ajuda no controle de tarefas;
• Aumento da produtividade de seus colaboradores;
• Facilita o raciocínio das equipes, evitando confusões ou desentendimentos;
• Garante uma maior clareza de cada etapa necessária para execução do projeto;
• Otimiza o tempo da organização;
• Ajuda a usar melhor os recursos da empresa, diminuindo os seus gastos.