Ferramenta de Gestão – Brainstorming

​Brainstorming (tempestade de ideias, “toró” de ideias) é uma ferramenta de gestão aplicada para se obter das pessoas ideias criativas de forma rápida e diferenciada, “fora da caixa”, absurdas ou não, para a solução de um determinado problema e que considera a ausência de julgamentos e autocríticas entre seus participantes.

“Ideias bizarras podem conduzir a ideias sensatas, mas apenas se elas forem expressas.
Do contrário, como saber?”

Para a condução do brainstorming é necessário um planejamento adequado para que os benefícios desejados sejam efetivamente alcançados. Materiais de apoio, lanche, disposição dos assentos, etc., devem ser avaliados previamente para que a sessão:

• seja organizada;
• tenha clareza no problema;
• tenha foco na solução do problema;
• estimule a criatividade;
• não ocorra criticas as ideias sugeridas;
• chegue a uma solução; e,
• apresente feedback posterior.

Cabe ressaltar que podemos analisar um problema “ruim”: um desvio da rotina, uma não conformidade, etc., ou um problema “bom”: uma mudança a ser planejada, uma melhoria desejada, etc., assim como a aplicação do brainstorming não deve ser realizada caso já exista um plano pré-concebido, pois isso cria expectativas falsas e pode frustrar os participantes.
 
O brainstorming funciona muito bem com grupos pequenos, de 7 (sete) a 10 (dez) pessoas. Se for necessário um grupo maior avalie dividir as pessoas em grupos menores no momento da proposição das ideias.
 
Considere que a escolha dos participantes não deve levar em conta a sua “possível” criatividade, mas sim a efetiva contribuição na análise do problema, pois, como dito acima, durante o processo de brainstorming a criatividade será estimulada.
 
Convide pessoas de diferentes áreas de conhecimento, próximas e distantes do problema, visando obter diferentes e variadas perspectivas para a solução do problema. Fique atento, durante o brainstorming, para que todos participem ativamente e que imposições por senioridade e/ou hierarquia funcional não ocorram.
 
É recomendável que o brainstorming seja iniciado com uma ou mais "técnicas “quebra gelo” para assegurar um ambiente confortável, até para o participante mais introvertido, e potencializar a produtividade do grupo.
 
No início da sessão de brainstorming o problema a ser analisado e os resultados esperados devem ser apresentados clara e objetivamente e seu pleno entendido pelos participantes deve ser assegurado, sendo aconselhável estar escrito e visível. Durante as discussões iniciais para o entendimento do problema não deve ser permitida a apresentação de ideias para sua solução.
 
Assegurado o entendimento do problema informe possíveis restrições (limites) a serem considerados na implementação da solução, tais como: tamanho da equipe responsável, prazo de execução das ações, valores financeiros, etc.
 
Há diversos formatos para a proposição das ideias. O formato a ser aplicado deve se adequado as características do problema a ser analisado e esclarecido previamente aos participantes:
 
- Estruturado: cada um dos participantes apresenta uma ideia e segue-se uma rotação entre eles até que não surja mais nenhuma ideia. Não é obrigatório que em cada rotação o participante apresente uma ideia, o objetivo é estimular a participação de todos;
 
- Não estruturado: as ideias são apresentadas a qualquer momento pelos participantes não existindo uma rotação;
 
- Silencioso: conhecido como “writestorming” pois ao invés de falarem os participantes escrevem suas ideias, evitando conformidade de ideias e constrangimentos no grupo;
 
- Visual: conhecido como “drawstorming” pois ao invés de falarem os participantes desenham suas ideias, podendo ser utilizado em associação com outros formatos;
 
- Método 6-3-5: neste formato os participantes têm 5 (cinco) minutos para escrever 3 (três) ideias em uma folha de papel. A seguir, cada participante passa sua folha de papel ao participante do seu lado que deverá escrever mais 3 (três) ideias diferentes. Essa rotação das folhas de papel é repetida tantas vezes quanto forem os membros do grupo.
 
Chegado o momento da proposição das ideias e importante estar atento e anotar cada ideia apresentada assegurando que esteja redigida e entendida adequadamente e, tão importante quanto, é não permitir nenhuma discussão entre os participantes quanto a melhor ou pior ideia, evitar tendências à conformidade, ou seja, que se apresentem versões pra a mesma ideia e não permitir a discussão sobre implementação de uma ou mais ideias. Esse é o momento mais crítico para o responsável pela condução do brainstorming.
 
A sessão de brainstorming deve ser dinâmica e, para isso, o responsável tem como função principal gerenciar as pessoas para permitir um clima favorável e “descontraído”, assegurando o foco no problema. Se necessário, conceda um tempo para reflexão dos participantes para pensarem em ideias e soluções  
 
Não há um tempo pré-definido para a sessão, ela deve ser finalizada quando for percebido pelo responsável que as ideias se “esgotaram”.
 
As ideias propostas devem ser organizadas para que os participantes possam avaliá-las e discutirem àquela que será considerada mais adequada ao problema. Se necessário promova uma votação para escolher 2 (duas) ou 3(três) ideias que serão discutidas mais profundamente para uma escolha definitiva.
 
Concluída as deliberações e definida a solução e as etapas para sua execução a mesma deve ser encaminhada ao responsável por sua implementação e os integrantes do brainstorming devem ser mantidos informados sobre o seu progresso e se os resultados finais obtidos alcançaram os benefícios desejados.