Mapeando os Processos Organizacionais - Parte 1

Independente da sua natureza, tipo, tamanho ou complexidade, todas as organizações são constituídas por processos que visam atender, com maior ou menor eficiência e eficácia, seus objetivos estratégicos para que assegurem seu desenvolvimento sustentável.

​Se você não é capaz de descrever o que você faz como um processo, você não sabe o que está fazendo.”
​(W. E. Deming)​

O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial cuja finalidade é auxiliar a organização a melhorar continuamente os processos existentes (kaizen) ou implementar um novo processo para atender ao resultado desejado (inovação), contribuindo para a identificação dos pontos fortes e dos pontos fracos, na comunicação e no aumento do desempenho global da organização.
 
Organizações competitivas estão concentradas em seus processos para melhoria da qualidade, redução de custos e redução do tempo de entrega para alcançar vantagem competitiva, mas muitas falham em não analisar seus processos de negócios como um todo. É importante melhorar toda a gama de processos de negócios para alcançar a vantagem competitiva desejada.
 
Uma organização que não se dedique a estabelecer, entender e melhorar continuamente seus processos, inevitavelmente, terá sua sobrevivência comprometida, ainda mais quando considerarmos mercados extremamente competitivos, novas tecnologias da informação e a constante necessidade de agregar valor para os Clientes e demais partes interessadas.
 
Podemos definir processo de diversas formas, mas, em geral, um processo é composto de entradas, saídas, atividades/tarefas, objetivos (resultados), tempo, espaço e valores que resultam em uma estrutura para prover produtos e serviços aos seus Clientes, sejam internos ou externos.

“Processos são constituídos pelo conjunto das atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). Ou, em uma abordagem mais técnica, é um conjunto de atividades preestabelecidas que, executadas em uma sequência determinada, conduzirão a um resultado esperado, o qual assegure o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e de outras partes interessadas.” (MEG - FNQ)
 
“Processo é uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados.” (CBOK versão 3.0)
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Tipos de Processos
 
Vamos considerar os 3 (três) tipos de processos:

Hierarquia dos Processos
 
Os processos também podem ser diferenciados por níveis considerando os seus limites, abrangência e resultado esperado:

Podemos considerar, em linhas gerais, que macroprocessos e processos essenciais nos ajudam a entender melhor a respeito das estratégias da organização; já processos de apoio e seus subprocessos nos auxiliam a entender as rotinas de trabalho da organização.
 
Importante, também, é avaliar a capacidade do processo para se determinar até quanto podemos melhorar sem criar restrição nos demais processos (gargalos). Essa avaliação contribuirá para a otimização e equilíbrio dos processos da organização, assim como em orientá-la quanto ao nível de detalhamento dos processos será necessário considerando o grau de controle desejado.
 
As organizações são pessoas que trabalham juntas para alcançar um objetivo comum. Para que o esforço geral seja bem-sucedido, decisões e ações devem ser coordenadas entre indivíduos e entre grupos. Eles também devem ser consistentes e produzir resultados satisfatórios a um custo razoável e para isso é necessário um compromisso com a Qualidade.

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