Objetivos da Qualidade e Gerenciamento de Projetos: executando as mudanças

Em setembro de 2015 a ISO (International Organization for Standardization) emitiu, após 16 anos, uma revisão efetiva das normas ISO 9000 e ISO 9001 para Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) refletindo as práticas empresariais modernas, as mudanças do ambiente de negócios, o uso intensivo da tecnologia da informação e a nova terminologia dos negócios.

Nos artigos anteriores apresentei entendimentos sobre as cláusulas 4, 5 e 6 da norma ISO 9001:2015 que encerram a etapa de Planejamento do ciclo PDCA, ressaltando seus desdobramentos em outras seções da norma. Em resumo, podemos dizer que estas seções nos conduzem ao planejamento do SGQ (atividades rotineiras) e ao planejamento de melhorias (atividades não rotineiras).
 
Assegurar que as operações rotineiras estejam sendo conduzidas conforme planejadas, permite à organização gerenciar os processos, orientada por suas diretrizes e tomar decisões rápidas (melhorias) com base na previsibilidade dos resultados, mantendo o nível de qualidade planejado (Kaizen).
 
Ao definir seus Objetivos da Qualidade a organização busca, também, por melhorias de desempenho alinhadas a sua intenção estratégica e adequadas ao seu contexto, que expandam a sua capacidade de agregar valor, ou seja, dedicar esforços em mudanças e inovações que transformem suas operações para lhes permitir sobreviver e crescer, sendo que uma única mudança poderá acarretar diversas alterações na organização.
 
O Gerenciamento de Projetos é uma abordagem a ser aplicada aos Objetivos da Qualidade definidos para transformar as operações de negócios, permitindo aumentar o grau de sucesso no atingimento das metas e, desta forma, produzir os resultados e benefícios desejados. Projetos são definidos como:
 
“Estrutura temporária, criada para entregar um ou mais produtos de negócio de acordo com um Business Case válido.”
(Método PRINCE2)
 
“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”
(Padrão PMI - Guia PMBOK)
 
“Um projeto é uma operação com restrições de custos e prazos caracterizada por um conjunto definido de entregas (o escopo que cumpre os objetivos do projeto), com base em normas e requisitos de qualidade.”
(Referencial de Competências IPMA)
 
Obs.: As definições apresentadas acima são de abordagens de Gerenciamento de Projetos, porém, não é intenção desse artigo detalhá-las.
 
A maioria das organizações aplica o Gerenciamento de Projetos de forma intuitiva, delegando sua condução às mesmas áreas responsáveis pelas atividades rotineiras. Essa Estrutura Funcional pode até ser adequada para projetos pequenos e de curta duração, focado na melhoria das atividades rotineiras, mas, para projetos grandes e de maior complexidade se faz necessário dissociar a responsabilidade pela condução do projeto, da responsabilidade pela condução das rotinas, criando uma estrutura mais apropriada tendendo a uma Estrutura Projetizada, conforme quadro abaixo.

Nessa abordagem cabe ao Gerente de Projeto planejar, delegar trabalhos a equipe, monitorar e controlar o progresso em relação ao plano original, assegurando que o escopo do projeto (Objetivo da Qualidade) seja plenamente atendido no prazo e custos determinados e no nível de qualidade especificado, para que os benefícios pretendidos sejam alcançados.
 
O trabalho em projetos, apesar de possuir algumas características das operações rotineiras, se difere principalmente pelo fato de não entregar produtos, serviços e resultados de forma continua, por ser temporário e terminar. Depois de concluído seu resultado entrega é absolutamente único, já que as condições de sua execução são próprias, em ambientes distintos, mesmo para projetos similares.
 
No Brasil, conforme já apresentado nas definições de projeto acima, podemos relacionar 3 (três) abordagens de gerenciamento de projetos conhecidas e complementares entre si:
 

1. PRINCE2® – Projetos em Ambientes Controlados (PRojects IN Controlled Environments)  - É uma abordagem baseada nos processos de gerenciamento de projetos. Ele fornece um método (o que fazer) facilmente adaptável e escalável para a gestão de quaisquer tipos de projetos. O PRINCE2® é o método desenvolvido e aplicado no gerenciamento de projetos do Reino Unido e é praticado em todo o mundo.
2. Guia PMBOK® – Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos - É uma abordagem baseada no conhecimento em gerenciamento de projetos amplamente reconhecido como boa prática (Como fazer). Fornece padrões para estabelecimento de diretrizes para processos, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos, desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute) dos Estados Unidos e é praticado em todo o mundo.
3.  IPMA (Referencial de Competências) - International Project Management Association é uma organização sem fins lucrativos com foco na capacitação profissional na área de gerenciamento de projetos. Trata-se de uma rede mundial onde cada país tem autonomia para atuar nacionalmente, levando em consideração os requisitos e necessidades locais, desde que mantenham as diretrizes do IPMA.

 
Os aspectos e componentes das abordagens de gerenciamento de projetos PRINCE2® e PMBOK®, notadamente, são perfeitamente correlacionados aos requisitos da norma ISO 9001:2015 (ver Matrizes de Correlação) e ao ciclo PDCA. Sua adoção deve ser analisada e decidida estrategicamente pela Alta Direção, relativizando aos seus insucessos, pois o desafio em alcançar a maturidade despenderá tempo e esforço, afinal... é um grande projeto para o futuro.