Ferramenta de Gestão – Matriz RACI

Para um gestor é de extrema importância que a sua equipe realize suas atividades, sejam rotineiras, sejam em um projeto, no momento certo e com a autonomia que lhes foi conferida. A Matriz RACI é uma ferramenta que auxilia o gestor a manter um desempenho harmonioso da equipe, a gerenciar adequadamente as expectativas e a evitar a ocorrência de atrasos no projeto por falta de comunicação.
 
A Matriz RACI deve ser elaborada a partir da análise dos papéis e das responsabilidades de cada integrante da equipe (internas ou externas) e das partes interessadas que participam dos processos de gerenciamento, e tem como objetivo definir o seu nível de responsabilidade, ou seja: quem realiza uma determinada atividade, qual a atividade que deve realizar e até que ponto pode avançar com a atividade.
 
Para a aplicação da Matriz RACI devemos ter como premissa que os processos e suas atividades e os papéis organizacionais já foram adequadamente determinados (Mapeando Processos Organizacionais) ou podemos apenas considerar uma visão macro das responsabilidades de cada parte interessada com as atividades de um processo.
 
Obs.: Em uma visão macro para um projeto podemos considerar o “processo” como um dos marcos do projeto ou uma entrega final e as “atividades” como as entregas (parciais ou finais) do projeto.

Existem diversos formatos que podem ser aplicados na elaboração de uma Matriz RACI, o importante é que a matriz apresente o nível de detalhamento dos processos e suas atividades adequado ao público-alvo que se pretende alcançar e aos objetivos de responsabilização desejados.

Em organizações com nível de maturidade elevado em gestão de processos ou gestão de projetos a Matriz RACI pode ser utilizada como base para elaboração de um cronograma de gestão ou um sistema de gestão informatizado, pelo quais poderemos realizar o monitoramento e controle dos processos e suas atividades vinculados diretamente a uma programação do trabalho a ser realizado.
 
Obs.: A referência a cronograma de gestão ou sistema de gestão informatizado não deve ser entendida com o planejamento e controle da produção que possui objetivos distintos.
 
RACI é um acrônimo, em inglês, que podemos traduzir da seguinte forma: Responsável, Aprovador (Autoridade), Consultado e Informado.

R - Responsável (Responsable) - Quem é responsável por realizar a atividade.
 
O ideal é que para cada atividade do processo identifiquemos apenas uma pessoa (ou parte interessada) como responsável para sua realização, visando impedir mal-entendidos ou conflitos de comunicação que possam resultar na não execução da atividade. Essa pessoa deve se reportar ao Aprovador (A), se houver, ou pode solicitar apoio ao Consultado (C), se julgar necessário.
 
Não havendo um Aprovador (A) o Responsável (R) possui autonomia para determinar a conclusão da atividade.

A - Aprovador (Accountable) – Quem é responsável por aprovar o que foi realizado.
 
Quem Aprova (A) também deve ser, preferencialmente, uma única pessoa, porém não é incomum nos depararmos com diferentes níveis de aprovação e, neste caso, é preciso assegurar que estes diferentes níveis estejam agregando valor ao processo como um todo e não simplesmente burocratizando e atrasando a execução da atividade.
 
Como boa prática devemos evitar designar o gestor do processo como Aprovador (A) de todas as atividades, restringindo sua aprovação para as atividades críticas ou que envolvem subsequentemente um nível hierárquico superior.
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C - Consultado (Consulted) – Pessoa que pode contribuir com a realização da atividade.
 
O Consultado (C) é uma pessoa que possui conhecimento técnico sobre a atividade a ser realizada e que pode ser consultada voluntariamente pela pessoa que Realiza (R) a atividade ou pela pessoa que Aprova (A) a atividade. O Responsável (R) e o Aprovador (A) possuem autonomia em considerar ou não o que lhe foi aconselhado.
 
Essa pessoa pode ser interna ou externa à equipe ou até mesmo à organização.

I - Informado (Informed) – Pessoa que necessita ser informada da conclusão da atividade.
 
Essa pessoa não pode modificar nada em relação à atividade concluída, sendo o mais provável, que esta pessoa seja Responsável (R) por realizar uma atividade subsequente do processo (relação de precedência-dependência). Existem situações em que uma ou mais pessoas necessitam ser Informadas (I) da conclusão da atividade devido a sua importância no processo, incluindo responsabilidade pelas atividades de monitoramento e controle do processo.
 
Como boa prática devemos evitar designar o gestor do processo como uma pessoa a ser Informada (I), pois o gestor tem autonomia para mudar a situação das atividades a qualquer momento. De outra forma, ao informamos ao gestor do processo existe a possibilidade de mudança em algo e, nesta condição, o gestor do processo assume o papel de Aprovador (A).
 
É aconselhável que as pessoas sejam designadas na matriz pela sua função e seu nome para que quando ocorrer uma substituição de uma pessoa por outra as atividades continuem a ser realizadas (função) até a efetiva atualização da matriz (nome). Quando a Matriz RACI considera a designação de partes interessadas é aconselhável indicar o nome da pessoa designada como ponto focal.
 
Vantagens da Matriz RACI:

• Definição objetiva das responsabilidades envolvidas com uma determinada atividade;
• Identificação rápida e visual das responsabilidades específicas de uma pessoa;
• Permite equilibrar as atividades entre os membros da equipe;
• Eliminação de possíveis conflitos;
• Melhoria do desempenho dos processos (comunicação);
• Maior senso de responsabilidade, conscientização e motivação das pessoas;
• Suporte a avaliação de desempenho individual.

 
A estrutura da Matriz RACI permite a designação de outros papéis em decorrência das necessidades do gestor do processo, do tamanho da equipe ou da própria estrutura organizacional, mas é preciso estar atentos para não se criar um excesso de níveis de responsabilidade que poderão dificultar o seu uso efetivo.
 
Se necessário e adequado, os seguintes níveis de responsabilidade podem ser considerados:
 
S (Substituto) – Pessoa que substitui uma pessoa Responsável (R) por uma atividade quando ocorrer sua ausência por qualquer motivo (Ex.; Férias, viagem, etc.);
 
P (Participante) – Pessoa que atua como apoio à pessoa que é Responsável por (R) uma atividade. A aplicação deste nível de responsabilidade pode indicar que o Responsável (R) pela atividade possui atribuição de coordenação dos Participantes (P).
 
G (Gerente) – Pessoa que Gerencia (G) a interface com outra parte interessada ou que represente o Aprovador (A) junto ao gestor do processo. O gerente (G) pode ter autonomia para atuar como Aprovador (A) de uma parte interessada externa ao processo;
 
N (Notificado) – Pessoa que precisa ser Notificada (N) da conclusão da atividade, mas que não possui relação de precedência-dependência com a atividade. Pode ser aplicada como um diferenciador para as pessoas que possuem atividades de monitoramento e controle dos processos;
 
O (Orientador) – Pessoa que participou do desenvolvimento do processo e elaborou a relação das atividades a serem realizadas e assim pode auxiliar no esclarecimento de eventuais dúvidas das pessoas que Realizam (R) as atividades quanto as suas informações básicas e/ou objetivos pretendidos. O Orientador (O) não assume a responsabilidade do Consultado (C), pois não fornece orientações técnicas para a realização da atividade.
 
Após a conclusão da elaboração da Matriz RACI cabe ao gestor do processo apresentá-la a equipe e as partes interessadas envolvidas esclarecendo objetivamente o entendimento dos níveis de responsabilidade aplicados.