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Em artigo anterior contextualizamos a aplicação da ferramenta 5S como uma decisão estratégica da organização para iniciar a sua caminhada rumo à Gestão da Qualidade Total, seus diversos espaços de convivência e as dimensões em que são trabalhadas, mas como devemos conduzir sua implementação para obter os benefícios desejados de forma duradoura?  Entender os cinco sensos e compreender seus benefícios farão com que as pessoas rapidamente declarem apoio a sua implementação e demonstrem vontade de adotá-los, mas não é fácil mudar hábitos mesmo sabendo que lhes são prejudiciais, será preciso concentração e dedicação para sustentar as ações realizadas até que se tornem um valor incorporado à cultura da organização. A implementação da ferramenta 5S se baseia fortemente na vontade das pessoas, iniciar é bem mais fácil do que manter o processo de mudança, pois, ao longo do tempo, as organizações mudam, as pessoas da organização mudam, o ambiente da organização muda em busca da melhoria contínua. PLANEJAMENTO Etapa 1 Por ser uma decisão estratégica o processo 5S, como qualquer projeto de melhoria, necessita fortemente do compromisso e participação ativa da Alta Direção, não cabendo delegação aos outros níveis de liderança. O compromisso, os objetivos a serem alcançados e os benefícios desejados devem estar formalizado em um documento específico e comunicados a todas as pessoas da organização para assegurar credibilidade ao processo e conscientização da sua importância. A participação ativa deve ser evidenciada mediante aprovação do plano de implementação, liberação das pessoas para assistirem palestras e executarem as ações planejadas, disponibilidade de recursos financeiros para elaboração de material de campanha e aquisição de materiais e equipamentos, apoio aos gerentes para avaliar as oportunidades de melhoria, etc. Etapa 2 Criação de uma Comissão composta por pessoas de diversas áreas da organização, incluindo um representante da Alta Direção, com habilidades adequadas e disponibilidade para conduzir o processo: elaborar o plano de implementação, orientar e esclarecer dúvidas, realizar palestras de conscientização e sensibilização, operacionalizar as ações planejadas e realizar visitas de acompanhamento. As pessoas designadas devem ser treinadas em 5S. Etapa 3 A Comissão deve registrar a situação atual da organização através de fotos e vídeos criteriosamente, identificando áreas e/ou locais críticos com acúmulo de materiais, desorganização exagerada e sujeira excessiva, nas quais haverá maior necessidade de melhorias. É adequado que as pessoas não saibam o motivo deste registro e que sejam utilizados no(s) evento(s) de conscientização e sensibilização. Algumas sugestões para o registro da situação atual:
Nesta etapa a Comissão poderá, a seu critério, identificar os locais de armazenamento dos itens que serão descartados ou disponibilizados, com espaço suficiente e a forma de identificação destes locais (fitas, placas, cavaletes, etc.). Etapa 4 Com base nas informações coletadas a Comissão deve elaborar um plano de implementação que deverá ser aprovado pela Alta Direção, sendo aconselhável aplicar a ferramenta 5W2H, mas antes é preciso definir alguns aspectos importantes, tais como:
EXECUÇÃO Essa etapa se refere à execução do plano de implementação aprovado pela Alta Direção efetivamente. Os responsáveis pelas atividades devem se reunir com as pessoas da área, ouvir propostas, esclarecer dúvidas, citar exemplos, propor metas e atender todas as demandas e executar as ações planejadas. Se necessário a Comissão deve ser acionada para prestar apoio. Semanalmente, integrantes da Comissão acompanhados pelo responsável da atividade em desenvolvimento devem visitar as áreas e avaliar os resultados. Essa avaliação deve ser apresentada a todas as pessoas da área visitada destacando os pontos positivos e as críticas devem ser apresentadas de forma construtiva. É preciso manter as pessoas motivadas para que cumpram o que foi determinado. VERIFICAÇÃO Em um processo aplicamos o método auditorias de 5S, realizadas periodicamente após a conclusão do plano de implementação, para verificar a situação atual e sua consolidação por toda a organização, registrando possíveis não conformidades, observando e propondo melhorias. Assim como qualquer outro tipo de auditoria é preciso elaborar um programa de auditorias 5S definindo seu escopo, frequência, critérios e métodos e, no momento adequado, elaborar o plano de auditoria considerando a(s) não conformidade(s) registrada(s) em auditoria 5S anterior. É aconselhável que o auditor 5S solicite o acompanhamento de uma pessoa da área auditada durante a execução da auditoria 5S. Os resultados devem ser apresentados a todas as pessoas da área auditada destacando os pontos positivos e as críticas devem ser apresentadas de forma construtiva. As auditorias podem ser formais ou informais:
AÇÃO As não conformidades registradas nas auditorias 5S devem ser tratadas, suas causas-raiz devem ser identificadas e solucionadas para, no mínimo, se manter o padrão planejado e assegurar a efetiva incorporação dos benefícios alcançados. As ações corretivas definidas após a análise e identificação das causas-raiz devem ser registradas em um plano de ação para que possam ser monitoradas e controladas durante a realização de auditorias 5S posteriores. A Alta Direção deve analisar criticamente os resultados obtidos e as lições aprendidas, incentivar a proposição de melhorias, assim como avaliar e evitar quaisquer impactos quando mudanças organizacionais forem decididas e implementadas. "A Qualidade nunca é obtida por acaso. Ela é sempre o resultado do esforço inteligente"
(John Ruskin)
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